A maioria das equipes de médio porte precisa, antes de tudo, de clareza sobre onde o tempo está sendo desperdiçado e, claro, de coragem para mudar pequenas coisas primeiro.
Quando o assunto é automação de processos, existe uma armadilha quase universal que é quando a equipe se reúne, discute por semanas o que poderia ser automatizado, cria um grande projeto com cronograma ambicioso e, no final, não automatiza absolutamente nada. O projeto ficou grande demais, assustador demais e, consequentemente, caro demais.
A boa notícia é que não precisa ser assim.
Para equipes de médio porte (aquelas entre 20 e 200 pessoas, com processos já estabelecidos mas ainda muito dependentes de trabalho manual), por exemplo, já existe um caminho mais inteligente: começar pelos quick wins.
A maioria dos gestores acha que sabe onde estão os gargalos do time mas, na prática, a percepção costuma estar errada ou o que parece ser o maior problema muitas vezes é apenas o mais barulhento, não o mais custoso.
Por isso, antes de qualquer ferramenta ou solução técnica, o trabalho começa com observação.
Mas, o que é um quick win, afinal?
Um quick win de automação tem três características bem definidas, que são: primeiro, é repetível: a tarefa acontece com frequência e segue sempre a mesma lógica, sem muita variação.
Segundo, é de baixo risco: se algo der errado, o impacto é controlável e o processo pode ser revertido e terceiro, é implementável sem grandes investimentos técnicos, seja em tempo, dinheiro ou dependência de TI.
Como escolher por onde começar
Com o mapeamento em mãos a tentação é querer automatizar tudo de uma vez. Resistir a isso é fundamental pois o melhor critério de priorização combina o volume de tempo desperdiçado pela equipe e a simplicidade de implementação. Por exemplo, um processo que consome quatro horas semanais e pode ser automatizado em um dia de trabalho tem prioridade absoluta sobre algo que consome dez horas mas exige integração complexa com sistemas legados.
Uma outra forma de pensar a priorização é pelo impacto na experiência de quem executa o processo. Tarefas que as pessoas mais detestam fazer (chatas, repetitivas e que não exigem nenhum julgamento humano real) costumam ter o maior retorno de moral quando automatizadas.
Erros comuns
Automatizar um processo quebrado é o erro mais caro que uma equipe pode cometer. Se o fluxo de aprovação hoje é confuso e cheio de exceções, automatizá-lo vai apenas tornar a confusão mais rápida e mais difícil de corrigir depois.
Um modo eficaz de se pensar é sempre se perguntar: se tivéssemos que redesenhar esse processo do zero, faríamos ele exatamente assim? Se a resposta for não, a automação espera e o redesenho vem primeiro.
Outro erro frequente é escolher a ferramenta antes de entender o processo. A decisão de plataforma deveria ser a última etapa do planejamento, não a primeira. Por fim, não subestime a documentação. Cada automação implementada precisa estar registrada: o que faz, quando foi criada, quem é responsável por ela e o que acontece se parar de funcionar. Parece burocracia desnecessária no início, mas quando a equipe cresce ou quando alguém sai da empresa, essa documentação vale ouro.
A automação de processos para equipes de médio porte precisa ser uma construção gradual. Os times que mais avançam nessa jornada são os que desenvolvem o hábito de olhar criticamente para como o trabalho é feito e de questionar o que poderia ser diferente, não necessariamente tendo mais orçamento ou mais suporte técnico.
Com o tempo, esse ciclo se torna parte da cultura da equipe e a automação deixa de ser um projeto especial para se tornar simplesmente a forma como as coisas são feitas.
